De auditcommissie; Enkele praktijkvoorbeelden
Door Jan Sebel (penningmeester ITGD en o.a. RvT-lid KNGF)
Na de behandeling van het nut van een auditcommissie en wie er in de auditcommissie zitting kunnen hebben, is in de derde bijdrage aandacht besteed aan de mogelijke onderwerpen op de agenda van de audit commissie. Om dit alles ook in een zekere structuur goed te borgen, is in een vierde bijdrage geschreven over het ’reglement audit commissie’’.
In deze bijdrage gaat Jan Sebel nader in op enkele praktijkvoorbeelden. Hij richt zich daarbij specifiek op de goede doelen sector. Voor de Raad van Toezicht mag ook het Bestuur gelezen worden wanneer het Bestuur belast is met het toezicht op de organisatie.
Voor auditcommissies binnen de goede doelen sector is het belangrijk om inzicht te hebben in specifieke risico’s en aandachtspunten die vaak voorkomen bij deze organisaties.
Enkele praktijkvoorbeelden:
1. Transparantie en verantwoording
Voorbeeld: Een goed doel ontvangt een grote schenking die geoormerkt is voor een specifiek project in een ontwikkelingsland. De donateur verwacht een gedetailleerd rapport over de besteding en impact van de donatie.
Risico: Als het project minder geld nodig heeft dan verwacht of als het project vertraagd is, kan het resterende bedrag niet correct worden gerapporteerd. Dit kan leiden tot vragen over de transparantie van de organisatie.
Aandachtspunt: De auditcommissie zou moeten controleren of er duidelijke procedures zijn voor de verantwoording van geoormerkte donaties en of er rapportagesystemen zijn voor impactmeting.
2. Beheer van fondsen en reserves
Voorbeeld: Een goed doel bouwt een reserve op door meer inkomsten dan uitgaven te realiseren. Dit kan leiden tot vragen van stakeholders, zoals donateurs die verwachten dat het geld snel wordt besteed aan het goede doel.
Risico: Te hoge reserves kunnen de reputatie van de organisatie schaden, omdat het lijkt alsof het geld niet effectief wordt ingezet.
Aandachtspunt: De auditcommissie zou moeten toezien op een reservebeleid dat duidelijk uitlegt waarom de reserves bestaan en hoe deze in de toekomst worden ingezet. Ook is monitoring van de liquiditeitspositie en het risicoprofiel van de beleggingen essentieel.
3. Kosten van fondsenwerving
Voorbeeld: Een goede doelen organisatie besluit om een groot deel van haar budget in te zetten voor een nieuwe fondsenwervingscampagne.
Risico: Als de campagne niet de verwachte opbrengsten oplevert, kan dit leiden tot financiële problemen en een discussie over de efficiëntie van de fondsenwerving.
Aandachtspunt: De auditcommissie moet kritisch kijken naar de kosten-batenanalyse van fondsenwervingsactiviteiten en de effectiviteit ervan, ook in relatie tot de CBF-richtlijnen (Centraal Bureau Fondsenwerving).
4. Compliance met regelgeving
Voorbeeld: Een goed doel met internationale projecten moet voldoen aan verschillende wet- en regelgeving, zoals ANBI-status in Nederland en lokale regelgeving in het buitenland, maar ook de voorwaarden voor de Erkenning, zoals getoetst door het CBF.
Risico: Het niet naleven van regelgeving kan leiden tot boetes of het verlies van de ANBI-status, wat grote gevolgen kan hebben voor de belastingaftrekbaarheid van donaties en de reputatie. Maar ook continuering van de Erkenning (CBF) is van cruciaal belang. De ervaring leert dat audit commissies hier te weinig in betrokken zijn.
Aandachtspunt: De auditcommissie moet regelmatig controleren of de organisatie voldoet aan relevante wet- en regelgeving en of er een interne controleomgeving is die deze naleving ondersteunt. Participeren in een slotgesprek met het CBF over continuering van de Erkenning is van groot belang. Per 1 januari 2025 wordt de Erkenningsregeling aangepast. Onder meer het interne toezicht krijgt daarbij meer aandacht. Toezichthouders wordt aanbevolen hier kennis van te nemen.
5. Fraude en misbruik van middelen
Voorbeeld: Een medewerker van een goede doelen organisatie wordt beschuldigd van fraude door persoonlijke uitgaven te doen met organisatiegeld tijdens een project in het buitenland.
Risico: Fraude kan grote schade toebrengen aan de reputatie van een goede doelen organisatie en kan leiden tot financiële verliezen.
Aandachtspunt: De auditcommissie moet zich richten op sterke interne controlemaatregelen, zoals duidelijke goedkeuringsprocedures, regelmatige audits van projectuitgaven, en fraudepreventieprogramma’s.
6. IT- en dataveiligheid
Voorbeeld: Een goed doel gebruikt online platforms voor het verwerken van donaties en het beheren van persoonsgegevens van donateurs.
Risico: Een datalek kan leiden tot verlies van vertrouwen van donateurs, boetes van de autoriteiten (zoals AVG/GDPR in de EU), en reputatieschade.
Aandachtspunt: De auditcommissie moet aandacht besteden aan de IT-beveiliging en privacybeleid van de organisatie. Dit kan inhouden dat regelmatig onafhankelijke audits worden uitgevoerd en dat de organisatie up-to-date is met de laatste beveiligingsstandaarden.
7. Impactmeting en evaluatie
Voorbeeld: Een goed doel krijgt financiering voor een vijfjarig project, met als doel armoedebestrijding in een regio. De financier vereist jaarlijkse evaluaties en een eindrapport met gedetailleerde impactcijfers.
Risico: Als de organisatie niet over adequate evaluatiesystemen beschikt, kan dit leiden tot onnauwkeurige impactmetingen en het verlies van toekomstige financiering.
Aandachtspunt: De auditcommissie moet beoordelen of er betrouwbare methoden worden gebruikt voor impactmeting en of de resultaten worden geverifieerd.
8. Bestuurlijke en belangenconflicten
Voorbeeld: Een bestuurslid van een goed doel is ook betrokken bij een commerciële leverancier die regelmatig diensten verleent aan de organisatie.
Risico: Dit kan leiden tot belangenconflicten en zorgen over ongepaste beïnvloeding van beslissingen binnen de organisatie.
Aandachtspunt: De auditcommissie moet erop toezien dat er duidelijke regels en beleid zijn voor belangenconflicten en dat deze worden nageleefd. Dit kan bijvoorbeeld worden vastgelegd in een gedragscode voor bestuurders en medewerkers.
Conclusie
De goede doelen sector kent unieke uitdagingen, vooral op het gebied van transparantie, fondsenbeheer en risicomanagement. Auditcommissies moeten daarom extra waakzaam zijn op deze punten en een sterke interne controleomgeving stimuleren om de integriteit en effectiviteit van de organisatie te waarborgen.
In de nieuwsbrief in maart 2025 zal Jan Sebel aandacht besteden aan de zelfevaluatie door de audit commissie.
Reacties zijn welkom op js@itgd.nl