De audit commissie; “Wat staat er op de agenda?”
In deze nieuwsbrief leest u een nieuwe tekstbijdrage, waarin nader wordt ingegaan op de functie van de audit commissie binnen de Raad van Toezicht (RvT). Voor de RvT mag ook het bestuur gelezen worden wanneer het bestuur belast is met het toezicht op de organisatie.
Na de behandeling van het nut van een audit commissie en wie er in de audit commissie zitting kunnen hebben, wordt het tijd om eens na te denken over welke onderwerpen er op de agenda van de audit commissie kunnen worden opgenomen. Dat kan best een aardig lijstje worden en daarom is het goed om eerst te bepalen waar de grenzen van het werk van de audit commissie liggen. Ik noem daartoe een tweetal voorbeelden; risico management/risico analyse en de beleggingen.
Risicomanagement / risico analyse
Wat betreft het risico management en de risico analyse komt het vaak voor dat dit thema is voorbehouden aan de agenda van de gehele RvT. Risico’s gaan namelijk ook over de basisoperatie en reputatie van de organisatie. De continuïteit van de organisatie staat en valt daarmee.
Tip: Een tussenoplossing kan gevonden worden door specifiek financiële risico’s te beleggen bij de audit commissie. Financiële risico’s vragen toch vaak om specifieke expertise en meer detailwerk, zodat niet de gehele RvT zich hieraan hoeft te wijden.
Beleggingen
Wat betreft beleggingen is de eerste vraag of de organisatie de liquide middelen wel wil beleggen? Is het antwoord op deze vraag ‘’ja’’, dan kan overwogen worden een aparte beleggingsadviescommissie in te stellen. Dit is mede afhankelijk van de wijze waarop men de liquide middelen wil beleggen en de daarmee gepaard gaande benodigde deskundigheid. Tevens speelt de omvang van het te beleggen vermogen een rol. Gaat het om kleine bedragen die ‘’risicoloos’’ worden belegd, dan zie je vaak dat de audit commissie deze taak erbij neemt. Nemen de bedragen toe en worden de beleggingen qua risico spannender, dan is een aparte commissie met specifieke deskundigheid te overwegen.
Terug naar de agenda van de audit commissie
Onderstaand een niet-limitatieve opsomming van onderwerpen die de audit commissie gedurende een kalenderjaar dient te adresseren, teneinde haar functie naar behoren te kunnen vervullen. Over de uitkomsten brengt de audit commissie advies uit aan de RvT, waarvan de leden gezamenlijk de verantwoordelijkheid dragen voor te nemen besluiten. De agenda:
1. De begroting
Voor het einde van kalenderjaar (n-1) brengt de audit commissie advies uit aan de RvT over de inhoud van de begroting voor jaar (n).
2. Tussentijdse financiële rapportages, veelal kwartaalrapportages
Teneinde de uitvoering van de begroting met daaraan gerelateerde activiteiten te monitoren bevraagt de audit commissie de directie gedurende het jaar op bijvoorbeeld kwartaalbasis naar de voortgang, haalbaarheid en risico’s verbonden aan de begroting. Dit om opkomende financiële verrassingen tijdig te signaleren en zo nodig te kunnen bijsturen.
3. De jaarrekening
Dit is de verantwoording van de uitkomsten van het gehele kalenderjaar. Hier gelden specifieke eisen (zie punt 5).
4. Aan de totstandkoming van het cijfermateriaal ligt een veelheid aan procedures ten grondslag
Denk daarbij aan kasprocedures, accordering van bestellingen, facturering en betaling etc.. In deze procedures dienen zodanige ‘’checks en balances’’ te zijn opgenomen dat het onterecht onttrekken van middelen aan de organisatie wordt voorkomen. Hier speelt het zogenaamde vier-ogen principe een belangrijke rol.
5. Externe auditprocessen
De meeste organisaties kennen een al dan niet verplichte accountantscontrole. Het is zaak dat de audit commissie met de accountant spreekt over diens aanpak en uitkomsten van de controle. Daarnaast spelen bij veel organisaties controles in verband met accreditatie. Ik noem in dit verband de hertoetsingen door het CBF ten behoeve van de Erkenning. Het wordt nogal eens vergeten, maar het delen van de bevindingen van andere onderzoeken dan die door de accountant, geeft de audit commissie beter zicht op de organisatie.
6. Naleving wet- en regelgeving
De belangrijkste normen die ik hier wil aanhalen zijn Richtlijn 640 van de Raad voor de Jaarverslaggeving, welke toeziet op een juiste verantwoording in de jaarrekening, specifiek voor fondsenwervende instellingen. Ook de Regeling beloning bestuurders van Goede Doelen (CBF) is relevant.
Ik heb het nog niet gehad over Informatie Technologie (IT), waarin begrepen cyber security en veel meer. Dit is binnen de goededoelensector een onderwerp dat wellicht meer aandacht behoeft. De ontwikkelingen binnen het IT landschap gaan zo snel, dat specifieke deskundigheid vereist is. Ik kan dan ook van harte aanbevelen iemand in de RvT op te nemen, die over de nodige kennis beschikt op dit terrein. Wanneer IT wordt ondergebracht in de audit commissie, zou deze persoon ook mee kunnen draaien in de audit commissie. Veelal wordt dit onderwerp nu binnen de RvT behandeld.
Tot besluit nog een tip voor deze periode. De meeste organisaties krijgen nu een accountantsverslag met bevindingen. Maak een actielijst met punten die nadere aandacht vragen en neem ook op ‘’wie, wanneer, welk punt’’ oppakt. Ieder kwartaal even de stand van zaken binnen de audit commissie doornemen, wat weer bijdraagt aan een nog sterkere organisatie.
In een volgende bijdrage ga ik nader in op ‘’het reglement audit commissie’’. Voelt u zich vrij mij te benaderen met een reactie dan wel vraag.
Jan Sebel, penningmeester ITGD, js@itgd.nl