De audit commissie; “Het nut van de audit commissie.”

Vanaf nieuwsbrief Q4 leest u hier periodiek een aantal tekstbijdragen Jan Sebel, die nader ingaan op de functie van de audit commissie binnen de Raad van Toezicht (RvT). Voor de RvT mag ook het Bestuur gelezen worden wanneer het Bestuur belast is met het toezicht op de organisatie.

In deze bijdrage ga ik nader in op het nut van de audit commissie. Er is geen standaard regel om te bepalen of een organisatie wel of niet een audit commissie moet instellen. Eigenlijk is dat iets wat zich meer organisch ontwikkelt.
Al snel zal de neiging bestaan om een lijstje kengetallen te ontwikkelen, om vervolgens bij overschrijding van bepaalde grenzen tot instelling van een audit commissie te komen. Dat lijkt mij niet de juiste benadering.

Wel moet ik een kanttekening plaatsen wanneer de statuten voorzien in de instelling van een audit commissie. In dat geval is er geen uitweg en zal de commissie ingesteld moeten worden. De meeste statuten voorzien echter in ‘’de mogelijkheid een audit commissie in te stellen’’ en dat laat weer een bepaalde vrijheid.

Tip 1: Kijk eens wat er in uw statuten staat.

Van belang bij de instelling van een audit commissie is de omvang en complexiteit van onderwerpen die zich op financieel terrein bevinden. Daarbij valt te denken aan; een ingewikkelde autorisatie structuur voor het aangaan van verplichtingen en het verrichten van betalingen. Of complexe pensioenregelingen, een complexe IT-omgeving, een grote beleggingsportefeuille, een brede diversiteit in fondsenwerving etc.
Naarmate de materie omvangrijker en complexer wordt, zal binnen de Raad van Toezicht vergaderingen relatief veel tijd besteed worden aan het bespreken van onder meer voornoemde onderwerpen. Dit kan ten koste gaan van de aandacht voor strategie, programma’s, projecten, medewerkers, zeg maar even al datgene dat betrekking heeft op de daadwerkelijke doelstellingen van de organisatie.

Een audit commissie kan helpen de vergaderstructuur van de RvT (veel) effectiever te maken. Binnen de audit commissie zullen immers in een separate vergadering de aan de financiën rakende onderwerpen met meer rust en diepgang behandeld kunnen worden, zodat in de RvT slechts de notulen van deze audit commissie vergadering met een korte toelichting aan de orde kunnen komen. De besluitvorming ligt overigens te allen tijde bij de RvT.
Kortom: het nut van de audit commissie; de RvT vergadering wordt effectiever en aan financiën rakende onderwerpen krijgen aandacht met meer diepgang.

Tip 2: Besteed binnen uw RvT eens een half uur aan de effectiviteit van mogelijke instelling van een audit commissie.

En omdat deze nieuwsbrief einde jaar uitkomt nog een extra tip.

Tip 3: Over een onderwerp dat rond deze tijd op de agenda van de audit commissie staat; het bespreken van het controleplan met de accountant. Dat stelt het goede doel en de accountant weer even op scherp over onder meer de risico’s die in deze jaarrekening controle aan bod komen.

In een volgende bijdrage ga ik nader in op ‘’wie zitten er in de audit commissie’’.  

De volgende keer ga ik nader in op de samenstelling van de auditcommissie. Voelt u zich vrij mij te benaderen met een reactie dan wel vraag.

Jan Sebel; e: js@itgd.nl