De audit commissie; Het reglement audit commissie
In deze nieuwsbrief leest u een vierde tekstbijdrage, waarin nader wordt ingegaan op het reglement audit commissie. Voor de Raad van Toezicht mag ook het bestuur gelezen worden wanneer het bestuur belast is met het toezicht op de organisatie.
Na de behandeling van het nut van een audit commissie en wie er in de audit commissie zitting kunnen hebben, is in de derde bijdrage aandacht besteed aan de mogelijke onderwerpen op de agenda van de audit commissie. Om dit alles ook in een zekere structuur goed te borgen, is het handig om te werken met een ‘’reglement audit commissie’’ (hierna; het reglement). Wat ga je dan zoal regelen in dat reglement? Hier zijn geen strakke wetten of regels voor; het is vooral aan de organisatie zelf en uiteraard aan haar toezichthouder om tot een al dan niet gedetailleerd reglement te komen. Zelf ben ik voorstander van een ‘’lean en mean’’ reglement. Per slot dien je een reglement ook goed na te leven en wanneer dit erg gedetailleerd is, loop je het risico te veel in details te verdrinken en het overzicht te verliezen.
Onderstaand doe ik een poging tot een ‘’lean en mean’’ reglement. Dit reglement legt de taken, verantwoordelijkheden, samenstelling en werkwijze van de audit commissie vast binnen een organisatie. Het onderstaande voorbeeld is een algemene versie en kan worden aangepast aan de specifieke eisen en omstandigheden van de organisatie.
Reglement van de audit commissie
1. Doel en Reikwijdte
De audit commissie ondersteunt de Raad van Toezicht (RvT) bij het toezicht op de integriteit van de financiële rapportages, de interne controle, de interne en externe audits en de naleving van de relevante wet- en regelgeving. De commissie adviseert de RvT en doet aanbevelingen met betrekking tot financiële en controleaspecten van de organisatie.
2. Samenstelling
De audit commissie bestaat uit minimaal twee leden, die door de RvT uit zijn midden worden benoemd. [noot; overigens kan een extern lid worden toegevoegd, maar ik zou de voorzitter van de audit commissie uit de RvT kiezen]. De leden van de audit commissie dienen onafhankelijk te zijn, zoals gedefinieerd in de van toepassing zijnde regelgeving en corporate governance codes en als voorgeschreven door de commissie normstelling in de Erkenningsregeling. Minimaal één lid moet beschikken over recente en relevante financiële expertise. [noot; mocht dit binnen de RvT niet afdoende beschikbaar zijn, dan kan gekozen worden voor een extern lid, die die deskundigheid wel heeft]. De voorzitter van de commissie wordt benoemd door de RvC en mag niet de voorzitter van de RvC zijn.
3. Vergaderingen
De audit commissie vergadert ten minste twee keer per jaar, of vaker indien nodig. Vergaderingen kunnen worden bijeengeroepen door de voorzitter van de audit commissie of op verzoek van een commissielid, de externe accountant, of bijvoorbeeld het hoofd van de interne audit. [noot; laatste alleen wanneer er een interne audit afdeling is. Dat komt in de goededoelensector nauwelijks voor]. De CFO, controller of administrateur en de externe accountant kunnen worden uitgenodigd voor de vergaderingen, tenzij anders besloten door de commissie. [noot; in de praktijk zal CFO, controller of administrateur de audit commissie vergaderingen bijwonen. Vaak is ook de CEO aanwezig, maar dat is per organisatie te bepalen]. Notulen van de vergaderingen worden opgesteld en goedgekeurd door de commissie en ter informatie, dan wel besluitvorming verzonden aan de RvC. [noot; de audit commissie is een adviesorgaan. Zij kan derhalve adviezen ter besluitvorming aan de gehele RvT voorleggen].
4. Taken en Verantwoordelijkheden
De audit commissie heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden:
Financiële Rapportage
Toezicht houden op de integriteit van de jaarrekening, tussentijdse rapportages en andere financiële rapportages.
Beoordelen van significante financiële rapporteringskwesties en oordelen die zijn gemaakt door het management.
Adviseren over goedkeuring van de jaarrekening aan de RvC.
Interne Controle en Risicomanagement
Evalueren van de effectiviteit van het interne controlesysteem en risicobeheersing.
Bespreken van belangrijke bevindingen en aanbevelingen van de interne audit en het managementplan voor opvolging. [noot; laatste alleen als er een interne audit afdeling is].
Interne Audit
Toezicht houden op de rol, onafhankelijkheid en effectiviteit van de interne auditfunctie.
Beoordelen en goedkeuren van het interne auditplan.
Evalueren van de prestaties van de interne auditfunctie. [noot; dit komt dus in de goede doelensector zelden voor].
Externe Audit
Beoordelen van de onafhankelijkheid en prestaties van de externe accountant.
Adviseren over de benoeming, herbenoeming of beëindiging van de externe accountant.
Toezicht houden op de relatie met de externe accountant, inclusief de controle van niet-auditdiensten. Het vooraf bespreken van het audit plan en achteraf van de bevindingen van de werkzaamheden van de accountant. Naast bevindingen uit de jaarrekeningcontrole komen ook bevindingen uit relevante projectcontroles aan de orde.
Banken/vermogensbeheerders
De audit commissie ziet erop toe dat de bepalingen uit het beleggingsstatuut adequaat worden nageleefd. Daartoe overlegt zij eenmaal per jaar met het betreffende contact van de bank/vermogensbeheerder.
Naleving en Ethiek
Toezicht houden op de naleving van relevante wet- en regelgeving, en interne gedrags- en ethiekcodes.
Beoordelen van meldingen van mogelijke fraude, ongeoorloofde activiteiten of andere significante risico's.
5. Rapportage
De audit commissie rapporteert regelmatig aan de RvT over haar bevindingen, aanbevelingen en acties. De commissie beoordeelt jaarlijks de toereikendheid van dit reglement en stelt indien nodig wijzigingen voor aan de RvT. [noot; het reglement audit commissie dient vastgesteld te worden door de RvT].
6. Geheimhouding
Leden van de audit commissie zijn verplicht tot geheimhouding van alle informatie die zij verkrijgen tijdens de uitoefening van hun functie, tenzij openbaarmaking wettelijk vereist is.
7. Evaluatie en Bijstelling
De audit commissie evalueert jaarlijks haar eigen prestaties en de effectiviteit van haar reglement. Dit reglement wordt jaarlijks herzien en, indien nodig, aangepast om te voldoen aan nieuwe wettelijke vereisten, best practices, of veranderingen binnen de organisatie.
Dit voorbeeld reglement biedt een basis die verder kan worden aangepast en uitgebreid afhankelijk van de specifieke behoeften en omstandigheden van de organisatie. Het is belangrijk dat een audit commissie haar reglement regelmatig evalueert en bijwerkt om relevant en effectief te blijven.
Het najaar biedt over het algemeen wat meer ruimte om aan dit reglement aandacht te besteden. Kortom; meteen maar even aan de slag! Veel succes ermee!
In een volgende bijdrage ga ik nader in op enkele praktijkvoorbeelden voor de audit commissie. Voelt u zich vrij mij te benaderen met een reactie dan wel vraag.
Jan Sebel, penningmeester ITGD, js@itgd.nl